Wir alle kennen das Gefühl: Ein Meeting nach dem anderen und am Ende fragst du dich, was eigentlich das Ergebnis war. Das wollten wir bei mandelkow[+] uns so gar nicht mehr erlauben – und waren doch ganz schnell in Gefahr, genau so zu enden. Also haben wir die Reißleine gezogen und unsere Meetings eins nach dem anderen verbessert.
Angefangen haben wir mit dem wichtigsten Meeting der Woche, dass gleichzeitig auch das Erste im Kalender ist: das Montagsmeeting. Wir nutzen dieses Meeting, um uns für die bevorstehende Woche zu koordinieren, Aufgaben zu verteilen und dem riesigen Berg an Aufgaben, die man zum ersten Mal macht in einer frisch gegründeten Firma irgendwie einen halben Schritt voraus zu sein. Ihr könnt euch nicht vorstellen, wie schnell man den Faden verlieren kann, wenn man all das versucht in ein Meeting zu quetschen…
Wir hatten viel Auswahl – und waren überfragt
Als Profis, mit teilweise weit über 30 Jahren Berufserfahrung, kommen wir gemeinsam auf tausende Meetingstunden, die wir verleben durften. Alle von uns kennen vor allem die Termine, in denen nur der Chef spricht (da muss man nicht so viel gendern). Einige bei mandelkow[+] kennen eine Welt, in der Meetings fast nicht existieren, es sei denn, es geht darum, den Arbeitsstatus abzufragen. Und dann gibt es da noch diesen einen Kollegen, der von einer völlig anderen Welt berichtet – einer Welt von täglichen Stand-up-Meetings, großen Townhalls und wöchentlichen 1-zu-1 Gesprächen mit dem Manager über Fachliches und Persönliches. Eine große Bandbreite an Erfahrungen.
Keines dieser Bilder wollte so richtig zu uns passen – also haben wir uns ein eigenes gemalt. Und angefangen haben wir mit dem, was wir auf keinen Fall wollten.
Das kommt uns nicht (mehr) ins Haus
Einseitige Kommunikation
Nur das Verteilen von Aufgaben ohne klare Zielsetzung
Unproduktive und unkoordinierte Treffen
Das Gefühl, bloß eine Zuschauer*in zu sein
Die ständige Wiederholung von täglichen Aufgaben
Diese Liste entstand aus der Frage: Wovor schaudert es uns? Die Antworten in komprimierter Form habt Ihr gelesen. An erster Stelle steht ein Monolog, bei dem nur zuhören erlaubt, besonders wenn es nur die Chefin ist. Meetings, die nur zur Aufgabenverteilung dienen oder unkoordiniert und unproduktiv verlaufen, sind nicht das, was wir uns wünschen. Und obwohl PowerPoint-Präsentationen manchmal nützlich sind, wollen wir uns nicht in einem Raum versammeln und uns endlos Folien ansehen. Überraschungen in Bezug auf die Agenda oder detaillierte Diskussionen über die eigene Arbeit, nur um Lob oder Tadel zu erhalten, sind ebenfalls nicht das, was wir anstreben.
Daraus ergaben sich für uns ein paar logische „das wollen wir“-Punkte...
Davon wollen wir aber ganz viel – wie bei Omas Kuchen
Was also ist unser Ideal? Wir träumen von einem Meeting, das weniger als eine Stunde dauert, mit einer transparenten Agenda, die jeder mitgestalten kann. Einmal die Woche wollen wir uns über Meilensteine, Ziele, Erfolgsmerkmale, Neuigkeiten, benötigte Unterstützung und Kapazitäten austauschen. Und bei all dem wollen wir, dass jeder Raum hat, sich zu äußern, und dass das Meeting maximal produktiv ist. Was heißt produktiv? Nun, es bedeutet, dass alle Teilnehmer*innen einen guten Grund haben, da zu sein. Nach dem Meeting sind alle schlauer als zuvor, Aufgaben sind klar verteilt und mit Zielen und Fristen versehen. Und vor allem sollte jeder frei seine Meinung äußern können. Hier die Liste:
Kurze und präzise Treffen – idealerweise unter einer Stunde. Online, Offline oder als Mix ist nicht vorgegeben
Klare und transparente Agenda mit immer derselben Basis an Überschriften und variablem Fokus
Aufgaben nur mit Verantwortlichkeiten, Deadlines, Meilensteinen und konkreten Zielen
Ein Raum, in dem jede*r *seine/ihre Meinung äußern kann
Effizienz als Hauptziel: Jede*r sollte schlauer rausgehen, als sie/er hineingekommen ist. Das heißt: Fokus und Effizienz für die Vortragenden, nur die Teilnehmer, die auch Mehrwert davon haben. Für alle anderen ist das Meeting optional
Das Meeting wird professionell moderiert durch eine bevollmächtigte Rolle.
Und das haben wir draus gemacht: die Montagsmeetings-Agenda @ mandelkow[+]
Unsere Montagsmeetings haben nach einigen Versuchen Form angenommen. Wir beginnen mit einem Team-Check-In. Jeder hat fünf Minuten, um zu teilen, wie es ihm geht, was in der letzten Woche gut lief und was diese Woche ansteht. Organisatorische Themen, wie Home-Office oder Abwesenheiten, werden ebenfalls besprochen. Dann gehen wir über zu organisatorischen Punkten. In 25 Minuten sprechen wir über offene Angebote, anstehende Termine, Marketing-Aktionen für die nächste Woche und andere Aufgaben. Bei all dem wird ein fester Moderator gebraucht, um alles im Fluss zu halten. Hier ist unsere Agenda für euch im Detail:
Check-in Team – Time Cap 5 min pro Person. Jede teilnehmende Person spricht zu diesen 5 Punkten:
Wie ist das Befinden hier und jetzt auf einer Skala von 1 bis 5 - wer kann was tun, um die Zahl nach oben zu bringen – gibt es etwas, dass wir wissen sollten, dass dein Befinden drücken könnte diese Woche?
Wie war die letzte Woche – wovon sollte es mehr geben, wovon weniger – können wir aus etwas lernen?
Was steht diese Woche an? Von wem benötigst du Zeit, Input – wofür hast du diese Woche keine Kapazitäten?
Wann ist die Woche für dich ein Erfolg (Es sind nur Ergebnisse erlaubt, die du eigenverantwortlich umsetzen oder entscheidend beeinflussen kannst) ? Steht dem etwas im Weg?
Organisatorisches: Home-Office, Abwesenheit, Übergaben etc.
Organisatorisches – Time Cap 25 min. Die Moderation übernimmt die Führung:
Stand offene Angebote
Nächste Schritte & To-dos
Fragen laufende Projekte (wird irgendwann separater Termin)
Termine diese Woche
muss noch etwas vorbereitet werden? Wird Input benötigt?
Extern
Intern
Marketing nächste Woche, falls Mitarbeiter Input liefern müssen (Marketing wird immer eine Woche im Voraus geplant)
Arbeitsaufträge – Wer, Was, bis wann
Infos zu Organisatorischem
Offene Fragen – Wünsche – etc.
In unseren Meetings spielt der feste Moderator eine zentrale Rolle. Er leitet die Diskussion, achtet auf die Einhaltung von Zeitvorgaben und sorgt für klare Aufgabenverteilungen und Deadlines. Das Gleichgewicht zwischen Präsenz- und Online-Meetings halten wir durch die Nutzung von MS Teams, ergänzt durch ein Konferenzmikrofon und eine HD-Kamera.
Die Agenda wird über das Tool Monday verwaltet, das allen Beteiligten Zugang gewährt. Bei Bedarf wird Miro als digitales Whiteboard hinzugezogen. Mit diesen Maßnahmen stellen wir sicher, dass die Meetings strukturiert und effizient ablaufen.
Wer Punkte in die Agenda aufnehmen möchte, für die signifikante Zeit eingeplant werden muss, kann dies vorab tun.
Wir haben sogar was von dem ganzen Aufwand
Das Ergebnis ist: Niemand fühlt sich, als würde man Zeit verschwenden. Das Team-Feedback zu Transparenz und Effizienz ist durchweg positiv. Struktur und Moderation werden als sehr wertvoll empfunden. In unseren regelmäßig stattfindenden Retro-Treffen schauen wir uns diese Meetings immer wieder an, um sie noch besser zu machen. Und das schönste Lob von allen: Uns wurde schon zwei Mal Neid von außen geäußert, verbunden mit einem gehauchten „das will ich auch!“.
Deshalb hören wir aber hier nicht auf
Meetings sind dynamisch. Was heute funktioniert, muss morgen nicht perfekt sein. Deshalb reflektieren wir regelmäßig und justieren nach. Wir planen, bestimmte Themen aus dem Montagsmeeting herauszunehmen und sie in speziellen Meetings zu behandeln. Vor allem vertriebliche Themen bieten sich da an. Wir werden bald auch das Thema vertriebliche Pipeline vs. Umsatz vs. Ziel mit aufnehmen (allerdings als monatlicher Einschub) - ganz im Sinne der Transparenz.
Das Ziel bleibt aber immer, die Effizienz und Relevanz jedes Treffens zu maximieren. Das heißt, sind wir zu oft über 60 min Meetingdauer, müssen wir ans Zeichenbrett und neu designen.
Warum erzählen wir das?
Nun, zuerst einmal, weil wir stolz auf unser Meeting sind. Aber auch, weil wir uns viele Gedanken gemacht haben und einiges ausprobiert haben. Falls wir also jemandem auf einem ähnlichen Weg etwas Inspiration bieten können, um eine Abkürzung zu nehmen - wären wir sehr glücklich.
In diesem Sinne - happy meeting!